Что такое кадровые документы и их виды

Кадровые документы представляют собой важные бумаги, которые регламентируют отношения между работодателем и работником в процессе трудовой деятельности. В Казахстане, как и в других странах, существует ряд обязательных документов, которые необходимы для учета и управления персоналом на предприятиях различного уровня.

С учетом актуальных норм законодательства на 2025 год, правильное ведение кадровых документов является залогом эффективного управления компанией и минимизации рисков, связанных с трудовыми спорами и проверками со стороны государственных органов.

Основные виды кадровых документов

Кадровые документы делятся на следующие категории:

• Документы, связанные с трудоустройством:
  • Трудовый договор;
  • Заявление о приеме на работу;
  • Личная карточка работника.
• Документы, регламентирующие трудовую деятельность:
  • Приказы о назначении на должность;
  • Приказы о взысканиях и поощрениях;
  • Табели учета рабочего времени.
• Документы, связанные с увольнением:
  • Приказ об увольнении;
  • Акт о работе выполненной по трудовому договору;
  • Документы о расчете при увольнении.

Современные требования к кадровым документам

С учетом изменений в законодательстве, по состоянию на 2025 год, основными требованиями к кадровым документам являются:

1. Документы должны быть оформлены в соответствии с установленными формами и правилами, предусмотренными Трудовым кодексом РК;
2. Все записи должны быть выполнены четко и без исправлений;
3. Кадровые документы должны храниться не менее трех лет после увольнения работника;
4. Работодатель обязан обеспечивать доступ к документам для проверяющих органов.

Электронное ведение кадровых документов

С учетом цифровизации, в Казахстане наблюдается рост использования электронных систем для ведения кадровых документов. Это позволяет сократить время на бумажную работу, упростить процессы учета рабочего времени и повысить точность хранения данных. Работодатели все чаще обращаются к специализированным программам, которые помогают автоматизировать кадровый учет и минимизируют вероятность ошибок.

Заключение

Кадровые документы играют важную роль в управлении персоналом и соблюдении трудового законодательства в Казахстане. Внедрение новых технологий и соблюдение актуальных норм законодательства позволят работодателям более эффективно управлять кадровым учетом и минимизировать риски, связанные с трудовыми спорами.