Что нужно знать о расходной накладной

Расходная накладная – это важный документ, используемый в бухгалтерии и документообороте организаций для учета движения товаров и материалов. Она фиксирует информацию о передаче товаров от поставщика к покупателю и служит основой для бухгалтерского и налогового учета.

В Казахстане, начиная с 2025 года, расходные накладные продолжают выполнять свои функции, соблюдая нормы, установленные законодательством. Эти документы помогают контролировать наличие товаров на складе, а также обеспечивают прозрачность финансовых операций.

Основные составляющие расходной накладной

Расходная накладная должна содержать определенную информацию, которая включает в себя:

• Номер накладной. Уникальный идентификатор документа.
• Дата составления. Дата, когда была оформлена накладная.
• Данные отправителя. Информация о поставщике товаров.
• Данные получателя. Информация о том, кто принимает товары.
• Наименование товаров. Подробное описание передаваемых товаров.
• Количество и единицы измерения. Количество каждого товара и его единицы измерения.
• Цена и общая стоимость. Указание цены за единицу и итоговой суммы.
• Подписи сторон. Подписи отправителя и получателя, подтверждающие доставку.

Значение расходной накладной в бухгалтерии

Расходная накладная является не только основным документом для учета товаров, но и играет ключевую роль в бухгалтерском учете. Она помогает:

1. Контролировать запасы. Накладная дает возможность следить за движением товаров на складе.
2. Обеспечивать налоговый учет. Документ служит основанием для формирования налоговых деклараций и отчетности.
3. Минимизировать риски. Наличие оформленной накладной снижает вероятность споров между сторонами.

Требования к оформлению расходной накладной

Согласно законодательству РК, расходная накладная должна быть составлена в двух экземплярах: один экземпляр остается у отправителя, другой – у получателя. Документ может быть оформлен как в бумажном, так и в электронном виде. Важное значение имеет соблюдение всех согласованных деталей с обеих сторон при оформлении накладной, чтобы избежать недоразумений.

Электронные расходные накладные

С переходом на цифровизацию, в Казахстане активно внедряются электронные форматы расходных накладных. Это позволяет упростить процесс документооборота, сократить время на оформление и повысить уровень прозрачности в бизнесе. Этапы создания электронной накладной аналогичны бумажному варианту, но требуют использования специализированного программного обеспечения.