Как организовать учет ГСМ в компании

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в компании требует четкой регламентации в Учетной политике. Процесс несложный, но важный для эффективной работы бизнеса.

Основные элементы Учетной политики

В Учетной политике должны быть закреплены:

• правила учета ГСМ;
• нормы расходования, утвержденные приказом;
• порядок списания ГСМ;
• документы для подтверждения расходования ГСМ.

Комплект первичных документов

При списании ГСМ необходимо собрать следующий комплект первичных документов:

• путевой лист;
• акт списания ГСМ;
• документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Содержание путевого листа

Путевой лист является основным документом, в котором фиксируются:

• количество отпущенных ГСМ;
• показания спидометра при выезде и возвращении;
• маршрут следования, подтверждающий производственный характер расходов.

Документы на АЗС

При заправке автомобиля на АЗС фискальный чек является подтверждением вида, стоимости и количества полученных ГСМ. Если ГСМ приобретаются на компанию, АЗС должна оформить накладную на отпуск запасов и ЭСФ.

Учет ГСМ

В учете полученные ГСМ учитываются как запасы и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы». Нормы списания ГСМ определяются на основании линейных норм расхода топлива.

Оплата за ГСМ

Для оплаты за ГСМ используется специальная топливная карта, на которую переводятся деньги. Топливо становится собственностью компании в момент его фактического получения на АЗС. Также возможна выдача талонов на получение ГСМ.

Отчетность водителей

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет информацию по заправкам. Водители также должны предоставить в бухгалтерию путевые листы и чеки, подтверждающие получение ГСМ.

Списание ГСМ

Бухгалтер рассчитывает расход и списывает ГСМ на основании пробега и норм списания. Списание оформляется Актом списания запасов по форме З-6. Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше норм.

Бухгалтерские проводки

В учете приход и списание ГСМ оформляются следующими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 - перечислен аванс поставщику ГСМ;
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - получены ГСМ;
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списаны ГСМ на расходы предприятия.