Упрощение процесса оформления электронных счетов-фактур: социальные изменения в бизнесе и их влияние на эффективность работы

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Введение Электронные-счета фактуры (ЭСФ) стали важной частью документооборота для казахстанских предпринимателей и бухгалтеров. Процесс выписки ЭСФ в системе Бизнес-помощника прост и не требует особых навыков. ЭСФ можно создать напрямую из личного кабинета Бизнес-помощника, а импорт в систему ИС ЭСФ занимает всего несколько минут. В этой инструкции мы подробно рассмотрим, как выписать ЭСФ.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Для отправки ЭСФ в систему ИС ЭСФ необходимо выполнить следующие шаги:

1. Авторизоваться в Бизнес-помощнике.
2. Проверить правильность заполнения реквизитов (ваших и контрагента) в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты».
3. В главном меню выбрать раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа», «Счета на оплату», нажать «Создать счет на оплату».
4. Создать «Счет на оплату», заполнив необходимые поля и указав в реестре товары или услуги.
5. Если номенклатура товаров и услуг ранее не была введена и список для выбора пуст, можно добавить нужный товар сразу из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру».
6. В форме добавления номенклатуры нужно выбрать, что именно вы реализуете (товар, услугу или материал), а затем заполнить необходимые поля и нажать «Сохранить».
7. После сохранения номенклатуры она автоматически подтянется в счет на оплату. Необходимо будет заполнить недостающую информацию (такую, как Цена, Количество, Скидка, Ставка НДС и т.д.) и нажать «Сохранить».
8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, копировать, отправить покупателю и т.д.
9. Создать сопроводительные документы к Счету – Накладную (если реализуется товар или материал) или Акт выполненных работ (если реализуется работа или услуга). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. Для этого необходимо перейти в раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа» и нажать «Новая продажа».

В ситуации, когда Накладная или Акт выполненных работ создаются на основании Счета на оплату, откроется «Новая продажа», привязанная к выбранному Счету на оплату. Если покупатель получает товар по доверенности, необходимо отметить это, сдвинув бегунок вправо в строке «По доверенности». После заполнения всех строк нажать «Сохранить и провести».

10. Сервис автоматически проверяет наличие нужного количества товара, планируемого к отгрузке. Если нужный товар в систему не заведен, его нужно ввести (либо отключить функцию контроля остатков). После этого документ будет проведен.
11. После проведения документа автоматически сформируется Накладная на отпуск запасов на сторону или Акт выполненных работ. Их также можно изменить, отправить покупателю, распечатать и т.д.
12. Нажатием на стрелку «В реестр» вы вернетесь в реестр «Продаж» на реализацию. Сформированная накладная будет отражена в списке накладных. Справа от нее можно увидеть список связанных документов, где также можно сформировать СФ и ЭСФ к Накладной или Акт выполненных работ.
13. Нажав на «+» под СФ, вы автоматически сформируете Счет-фактуру. Сохранить ее в системе можно нажатием на кнопку «Добавить документ».
14. После заполнения Счета-фактуры открывается возможность создания ЭСФ. Кликайте на «+» справа от формы или возвращайтесь в реестр СФ, чтобы создать документ оттуда.
15. В реестре счетов-фактур появится новый СФ.
16. Если перейти в подраздел «Продажи», то в связанных документах также будет отражено, что и счет, и СФ к данной продаже сформированы. Чтобы создать ЭСФ, нужно нажать на «+» под столбцом «ЭСФ».
17. При нажатии на «+» откроется форма ЭСФ, которую можно сформировать с помощью кнопки «Добавить документ».
18. Откроется черновик «Выписанной основной ЭСФ». Документ можно отправить сразу в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Таким образом, создание ЭСФ в Бизнес-помощнике - это быстрый и простой процесс. Документы формируются автоматически, главное – это правильно заполнить реквизиты контрагентов и ввести данные об остатках на складе.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

Созданную в Бизнес-помощнике ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ.

Если вы отправляете ЭСФ в ИС ЭСФ в первый раз, система запросит данные для подключения. Необходимо ввести пароль от входа на портал ЭСФ.

Если вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, то следует предварительно зарегистрироваться, перейдя по ссылке www.esf.gov.kz. О том, как это сделать, инструкция ниже.

Если вы ранее были зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, необходимо ввести пароль от кабинета ИС ЭСФ для авторизации и нажать на кнопку «Подключить». После ввода пароля необходимо подтвердить запрос с помощью NCALayer, выбрав файл ЭЦП и введя пароль от вашего файла ЭЦП. После выполнения запроса система проверит пароль и создаст интеграцию с ИС ЭСФ.

После создания интеграции появится блок с информацией о наличии активной сессии. Активная сессия позволяет работать с ИС ЭСФ до 23:59 текущего дня. Вы можете отслеживать наличие активной сессии в верхней части веб-сайта.

После подключения к ИС ЭСФ можно перейти к отправке ЭСФ. Для этого в открытом окне с ЭСФ нажмите на кнопку «Отправить», подпишите отправку ЭЦП, после чего система выдаст уведомление о том, что ЭСФ успешно отправлена в ИС ЭСФ.

Статус вашего ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить, нажав на синий значок обновления. После успешного принятия ЭСФ сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки вы также можете отозвать ЭСФ, воспользовавшись кнопкой «Отозвать».

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно, открыв журнал ЭСФ во вкладке «Продажа» → «ЭСФ» и нажав кнопку «Обновить статусы».

Также подключиться к порталу ИС ЭСФ можно без создания документов в разделе «Мои реквизиты», перейдя в подраздел «Интеграции», введя пароль к кабинету ИС ЭСФ и подписав запрос с помощью ЭЦП.

После ввода паролей статус сменится с «Не подключен» на «Подключен».

После этого можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ (раздел «Продажа и покупка»).

Таким образом, импорт ЭСФ в ИС ЭСФ – это несложная процедура, максимально автоматизированная. Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко разобраться в процессе отправки даже новичку.